TÉRMINOS Y CONDICIONES PARA LA REALIZACIÓN DE EVENTOS

VALOR Y FORMA DE PAGO

El valor real del contrato será aquel que resulte de multiplicar la cantidad de alimentos y servicios que suministre EL HOTEL, por el precio ofertado para cada uno de ellos, confirmados y aceptados por EL CLIENTE al Departamento Comercial DEL HOTEL, sobre la cual se expedirá la respectiva factura con el lleno de los requisitos legales e incluyendo los impuestos que se generen de conformidad con las normas tributaria y fiscales vigentes; El cual será cancelado de la siguiente manera: A. Un anticipo del 50% con la aceptación de la presente oferta comercial de servicios y, B.  El saldo, a más tardar con cuarenta y ocho (48) horas de anticipación a la celebración del evento.

En el evento que EL CLIENTE cuente con crédito activo por parte de Hoteles Casablanca SAS, el pago deberá realizarse dentro de los treinta (30) días siguiente a la prestación del Servicio ofertado.

Por ser EL HOTEL Auto retenedores, EL CLIENTE debe abstenerse de aplicar retención de Industria y Comercio y Retención en la Fuente.

Los descuentos que se aplican al valor del salón por consumos de alimentos y bebidas NO tendrán validez si no se hace el consumo de los mismos.

COMPROMISO DE LAS PARTES

1. Para los eventos sociales, EL HOTEL hará entrega del salón con cuarto (4) de anticipación en los eventos sociales.
2. Por cada veinte (20) personas que asistan al evento, se requiere para el servicio un (1) mesero.
3. La sola aceptación de la oferta no garantiza la reservación del salón para el evento; Solamente se garantiza la reserva con el pago.
4. El salón debe utilizarse durante las horas acordadas, si EL CLIENTE requiere tiempo adicional debe previamente confirmar la disponibilidad del salón y costos adicionales.
5. En caso de confirmarse un evento con un tiempo menor a 24 horas antes del inicio del mismo, EL CLIENTE acepta que la selección del menú está a la sugerencia del chef para garantizar tiempos de atención.
6. No se permite el ingreso de alimentos y bebidas gaseosas a excepción de la torta y mesa de postres.
7. Se permite el ingreso de licor estampillado con pago adicional de descorche.
8. Con la aprobación de la oferta comercial de servicios EL CLIENTE libera de todo tipo de responsabilidad a Hoteles Casablanca S.A, por los daños en la salud que pueda ocasionar la ingesta de alimentos que no hayan sido preparados y suministrados por EL HOTEL y por el consumo de bebidas que traiga directamente EL CLIENTE.
9. Los alimentos y bebidas se sirven en el salón contratado para el desarrollo del evento; el consumo en un espacio diferente al contrato tiene un costo adicional.
10. La recarga de estación de café a la contratada tiene un costo adicional por unidad el cuál debe ser negociada con el área comercial.
11. El ingreso de menores de edad a los salones o sede campestre del Hotel debe ser acompañado por un adulto responsable, quien asume total responsabilidad por cualquier incidente, accidente o daño sufrido por el menor durante su estancia en las instalaciones del Hotel o la sede campestre. El Hotel queda exento de cualquier responsabilidad por tales eventos, siempre y cuando se cumpla esta condición de ingreso en compañía de un adulto responsable.
12. El ingreso de menores de edad para utilizar los servicios de hospedaje o acceder a la piscina debe realizarse en compañía de por al menos uno de sus padres, quienes deberán presentar el registro civil del menor como documento de identificación. En el caso de que el menor esté acompañado por un adulto responsable que no sea alguno de sus padres, se requerirá, además el registro civil del menor, una autorización autenticada ante notario en la cual los padres otorguen permiso para que el menor ingrese con el adulto responsable, junto con la copia del documento de identificación de quienes suscriban la autorización y del adulto responsable. Sin esta autorización autenticada, no se permitirá el acceso a las instalaciones.» (VER PÓLITICA DE PARA EL INGRESO DE MENORES DE EDAD EN NUESTRA Página web).

CANCELACIÓN

EL CLIENTE podrá cancelar la reservación del salón hasta con quince días (15) de anticipación de la fecha del evento; de lo contrario, deberá pagar como indemnización el cincuenta por ciento (50%) del valor total de la presente Oferta de Servicios, para lo cual EL CLIENTE autoriza desde ya a EL HOTEL para pagarse la citada indemnización con el valor cancelado por concepto de anticipo.

La cancelación del servicio de hospedaje debe realizarse con (24) veinticuatro horas antes de la hora de llegada para evitar el cargo del 100% de la primera noche como penalidad por no presentarse.

Cualquier modificación en cuanto a la cantidad de participantes, números de menús, equipos y cualquier otro requerimiento para la realización del evento, se podrá formalizar hasta con veinticuatro (24) horas de anticipación.

Cualquier modificación requerirá para que se refute válida, que conste en documento escrito. Ningún convenio verbal, antes, durante o después de la firma del contrato, podrá afectar o modificar ninguno de los términos y obligaciones aquí estipuladas.

DEPÓSITO

EL CLIENTE entregará a EL HOTEL un depósito de garantía por la suma de trescientos mil pesos ($300.000) en efectivo o transferencia para cubrir posibles daños al mobiliario o instalaciones del hotel. Al finalizar el evento y comprobado que no existen daños ni deudas por pagar o deducido el monto correspondiente, se devolverá lo que corresponda a EL CLIENTE dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes de realizado el evento de la misma manera en que se haya efectuad el depósito.

RESPONSABILIDAD Y OBLIGACIONES DE EL CLIENTE

EL CLIENTE se compromete y obliga ara con EL HOTEL a:

1. Utilizar, lo muebles, equipos, vajillas y demás elementos del salón de manera adecuada y por lo tanto responderá por cualquier daño, deterioro o pérdida que sufran. En caso de pérdida o daño parcial de los bienes de EL HOTEL por causa atribuibles alEL CLIENTE o a sus acompañantes o sus dependientes, o sus invitados este reconocerá el precio fijado por la EL HOTEL
2. Le queda terminantemente prohibido a EL CLIENTE operar o permitir que operen instrumentos musicales, amplificadores o cualquier artefacto similar para la producción o reproducción de sonido, que ocasione contaminación por ruidos en violación de los límites fijados por la Resoluciones 8321 de 1983 del Ministerio de Salud y por la Resolución 0627 de 2006, del Ministerio del Medio Ambiente, (Mayor a 80 decibeles) y sus disposiciones reglamentarias, o las que las modifiquen o sustituyan, cuyo incumplimiento dará lugar a las sanciones legales y demás acciones a que hay lugar.
3. Queda terminantemente prohibido para EL CLIENTE provocar altercados, riñas o cometer cualquier conducta que atente contra la convivencia pacífica, o sea contrario al decoro o al comportamiento social, EL HOTEL se reserva el derecho de llamar a las autoridades para que impongan las medidas del Código de Policía.
4. EL CLIENTE es el único responsable ante EL HOTEL, por los daños ocasionados en el salón, en consecuencia, responderá por el deterioro, averías, detrimentos causados por parte de los decoradores contratados para tal fin.
5. EL CLIENTE acepta la prohibición de fumar en el salón y en cualquier otra área interna del Hotel. La penalidad por su incumplimiento, además de la terminación del contrato será de $300.000, que se incluirá en la factura del huésped.
6. EL CLIENTE dispone de dos (2) horas contadas a partir de la terminación del evento para retirar los alimentos sobrantes; vencido este término EL HOTEL dispondrá de los mismos.

CONDICIONES PARA EL USO DEL SALÓN

No está permitido para EL CLIENTE y al personal encargado de la decoración del salón:

1. Conectar en los tomacorrientes elementos que superen los 110 voltios o de alto consumo tales como: motores, planchas, ventiladores industriales, ventiladores industriales, cocina eléctrica, resistencias entre otras. Estos elementos deben ser validados previamente por el líder de mantenimiento.
2. Perforar paredes con puntillas, chazos y taladros.
3. No colocar ganchos adhesivos.
4. Colgar pendones. Solamente se permite los pendones con las bases (porta pendón)
5. Realizar conexiones eléctricas desde las luminarias de los salones, (En caso de usar lámparas colgantes decorativas llevar las extensiones eléctricas hasta los tomacorrientes)
6. Colgar lámparas o elementos decorativos en estructuras de madera superior a 5 kilos en su totalidad.
7. Pintar, perforar y/o rayar paredes.
8. Usar velones en salones con alfombras.
9. Ubicar elementos decorativos en las escaleras que obstaculicen la salida de emergencia.
10. Utilizar juegos pirotécnicos o cualquier otro mecanismo que ponga en riesgo las instalaciones del Hotel.

OBLIGACIONES PARA EL MONTAJE Y DESMONTAJE DEL EVENTO

 EL CLIENTE y los decoradores deben tener en cuenta las siguientes reglas obligatorias para la decoración del salón:

1. Realizar el montaje y decoración con máximo cuatro (4) horas de antelación.
2. No encender el aire acondicionado para el montaje y desmontaje del evento.
3. Para los eventos que finalicen en las horas de la madrugada, se deberá hacer el desmontaje de la decoración antes de las 7:00 a.m.
4. Para los eventos finalizados durante el día, tienen dos horas disponibles para el desmontaje de la decoración.

DESTINACIÓN

EL CLIENTE se obliga a utilizar el salón exclusivamente en las actividades para las cuales EL HOTEL le ofertó el servicio y no podrá darle otro uso, ni ceder o transferir a otro cliente.

EL HOTEL no se hace responsable por los daños o pérdida de los equipos, herramientas, material, muebles y en general cualquier tipo de implementos, que no se encuentren relacionados en el presente documento como parte del servicio y que sean suministrados por terceras personas diferentes a EL HOTEL y aquellos traídos directamente por EL CLIENTE.

CONSUMOS ADICIONALES

Cualquier consumo adicional que no esté relacionado en la oferta comercial de servicios y que sean suministrados por EL HOTEL durante la realización del evento será asumido directamente por EL CLIENTE; En consecuencia, se entiende que, con la aprobación de la oferta comercial de servicios, EL CLIENTE autoriza a EL HOTEL para que incluya dentro de la liquidación de los servicios a la finalización del evento, los valores que se hayan generado por este concepto de consumos adicionales.

PENALIDADES

EL CLIENTE otorga pleno mérito ejecutivo al presente contrato para hacer exigible por dicha vía toda suma que le salgan a deber por concepto de multas por incumplimiento, indemnización por cancelación del evento, pago de servicios, o daños causados, para lo cual bastará la sola afirmación hecha en la demanda por EL HOTEL, que no podrá ser desvirtuada por EL CLIENTE, sino con la presentación de los respectivos recibos de pago.    

ADVERTENCIA PRIVACIDAD DE DATOS

De conformidad con lo establecidos por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y en atención a la legislación sobre protección de datos, EL CLIENTE acepta y autoriza a Hoteles Casa Blanca S.A.S., para ponerse en contacto a través de los datos personales suministrados (Correo postal o electrónico, fax o teléfonos o cualquier otro medio de comunicación) con el fin de adelantar actividades comerciales, de publicidad, marketing, ofertas, promociones y de servicios. Igualmente declara que se le ha informado de manera clara y comprensible que tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos personales proporcionados, a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por el uso indebido de sus datos personales, a revocar esta autorización o solicitar la supresión de los datos personales suministrados y a acceder de forma gratuita a los mismos y en general sobre los derechos que me concede la Ley.

VALIDEZ DE LA OFERTA COMERCIAL

La oferta de servicios tiene una validez de cuarenta y ocho (48) horas. Si pasado este tiempo EL CLIENTE no confirma el evento con un anticipo del 50% o carta de garantía en caso que tenga crédito aprobado, el sistema automáticamente cancelará el evento quedando el salón disponible para ofertar a otro cliente.

ACEPTACIÓN

La oferta comercial de servicios puede ser aceptada por cualquier medio legalmente establecido, incluyendo mensaje de datos en los términos del artículo 14 de la Ley 527 de 1999 y artículo 854 del Código de Comercio y con la aceptación EL CLIENTE está obligado a cumplir con todas las cláusulas establecidas.